Det finns speciella lagar och regler som reglerar de inköp av tjänster och varor som den offentliga sektorn måste göra. Regelverket för dessa upphandlingar bygger på EG-direktiv och ser likadant ut i hela EU/EES. Valet av leverantör grundas uteslutande på en kombination av bästa pris på den bästa varan/tjänsten.

Fem grundprinciper måste alltid beaktas vid offentliga upphandlingar:

• Principen om icke-diskriminering, den upphandlande enheten/myndigheten, får inte införa krav i förfrågningsunderlaget, som endast svenska företag känner till eller kan utföra.
• Principen om likabehandling, alla leverantörer måste få relevant information gällande upphandlingen och alla leverantörer ska ges lika förutsättningar.
• Proportionalitetsprincipen,de krav som upphandlade myndighet/enhet ställer på leverantör, måste stå i proportion till behovet och inte vara högre än vad som är ändamålsenligt för upphandlingen.
• Principen om transparens, för att alla anbudsgivare ska ges samma förutsättningar för anbudet, måste underlaget innehålla samtliga krav på upphandlingen samt vara klart och tydligt.
• Principen om ömsesidigt erkännande, innebär att varor och tjänster som godtas och säljs i annat EU-land, måste godtas av upphandlande myndighet. Betyg, certifikat och intyg utfärdade av behöriga myndigheter i annat EU-medlemsland, måste godtas i Sverige.

En upphandling tillkännages i en upphandlingsannonsering för att få största möjliga konkurrens och blir tillgänglig i en databas.