Pappersarkiven blir allt mindre nu för tiden, medan all elektronisk information bara väller in och framförallt dokument och fakturor lagras på våra hårddiskar.

Datorerna får ta emot enorma mängder information och ska dessutom ha kapacitet att lagra så mycket som möjligt. Framförallt för företag kan den elektroniska dokumentmängden efterhand bli stor och svår att överblicka. Det gäller även att dokumenten förvaras säkert, utan åtkomst för obehöriga, och utan ett effektivt system kan det bli krångligt och svårt att söka och ta fram avtal eller dokument när man behöver det.

Framförallt inför ett årsbokslut eller en revision, när fakturor och dokument måste tas fram, krävs god ordning och att arkiveringen är effektiv och lätthanterlig, annars drar bokslutet ut på tiden och blir svårt att få ihop om det saknas räkningar.

Bokföringsnämnden föreskriver att räkningar ska sparas sju år efter räkenskapsåret. Man kan överföra elektroniska dokument till pappersform och skriva ut, så blir det ett dokument mindre. Där kan du läsa mer om bland annat arkivering.

Men trots allt så blir det många dokument och hur ska man då kunna hålla ordning i allt? Ett sätt kan vara att ta hjälp av ett företag som är specialister på dokumenthantering. De vet också vilka dokument som bör sparas och hur man arkiverar på bästa sätt.